Sporządzenie czynności notarialnej powinno zostać poprzedzone uprzednim kontaktem z notariuszem lub pracownikami Kancelarii. Pozwoli to ustalić zakres czynności, które mają być wykonane oraz rodzaj dokumentów, jakie należy przedłożyć w Kancelarii przed dokonaniem określonej czynności.
Wszelkie dokumenty potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej powinny być dostarczone do Notariusza wcześniej przed umówionym terminem jej dokonania. Ich szczegółowa analiza pozwoli na sprawne i bezpieczne sporządzenie czynności.
Dokumenty powinny być złożone w oryginale. Notariusz sprawdzi ich prawidłowość oraz oceni, czy stanowią wystarczającą podstawę do sporządzenia czynności, by zgodnie z treścią art. 80 ustawy Prawo o notariacie czuwać nad należytym zabezpieczeniem praw i słusznych interesów stron czynności notarialnej. Staranne przygotowanie, przy zachowaniu przedstawionych zasad, daje gwarancję, że planowana czynność będzie spełniała oczekiwania Klientów.
Do wszystkich umów, w tym umów przenoszących własność niezbędne są, poza danymi osobowymi, również następujące dokumenty:
DZIAŁKA BUDOWLANA – ROLA, NIERUCHOMOŚĆ ZABUDOWANA, NIERUCHOMOŚĆ NIEZABUDOWANA:
- dokument wskazujący na podstawę nabycia (np. akt notarialny),
- odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej,
- wypis z rejestru gruntów,
- zaświadczenie o miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego,
- zaświadczenie dotyczące rewitalizacji,
- zaświadczenie dotyczące uproszczonego planu urządzania lasu.
LOKAL ODRĘBNY:
- dokument wskazujący na podstawę nabycia (np. akt notarialny),
- odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej,
- zaświadczenie o braku osób zameldowanych,
- zaświadczenie o rewitalizacji,
- zaświadczenie Zarządcy Wspólnoty o braku zaległości.
LOKAL SPÓŁDZIELCZY:
- odpis z księgi wieczystej, ewentualnie numer księgi wieczystej, o ile dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu została założona księga wieczysta,
- stosowne zaświadczenie ze spółdzielni, o przysługującym spółdzielczym prawie do lokalu
W przypadku obciążenia nieruchomości hipoteką:
- umowa kredytu,
- oświadczenie banku,
- zaświadczenie kredytobiorców o ustanowieniu hipoteki bądź hipotek.
Jeżeli nieruchomość nabyta została w drodze spadku to:
- postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego wskazujące, że podatek od spadku po zmarłym nie wystąpił bądź został uiszczony.
AKTY POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA (nowa instytucja zastępująca sądowe stwierdzenie nabycia spadku)
- odpis aktu zgonu spadkodawcy,
- odpisy aktów urodzenia spadkobierców, którzy wstępując w związek małżeński nie zmieniali nazwisk,
- odpisy aktów małżeństwa, spadkodawcy – jeżeli w chwili śmierci pozostawał w związku małżeńskim, spadkobierców, którzy zawierając związek małżeński zmienili nazwiska,
- testament spadkodawcy (o ile był sporządzony),
- numer PESEL spadkodawcy.
UMOWY MAJĄTKOWE MAŁŻEŃSKIE (np. intercyza)
- odpis skrócony aktu małżeństwa.
Gdyby dla załatwienia sprawy istniały jeszcze inne, szczególne uwarunkowania lub potrzebne były także nie wymienione wyżej dokumenty, notariusz określi je w trakcie spotkania.